Zwrot vat określony jest wieloma zasadami. Zwykle bywa tak, że osoby zabiegające o zwrot vat korzystają z pomocy fachowców, jacy zajmują się sporządzaniem stosownych wniosków, a w niektórych wypadkach reprezentują swojego klienta przed urzędem.

Osoby zabiegające o zwrot Vat np. w budownictwie, to z reguły osoby, jakie poniosły koszty w skutek zakupu materiałów budowlanych. W takim przypadku, ubiegając się o zwrot VAT, powinny one posiadać faktury VAT, dzięki którym mogą udokumentować zrobione zakupy. Dodatkowo, osoby starające się o zwrot VAT, muszą udokumentować dokonane zakupy, na które po dniu 30 kwietnia 2004 r. wzrosła stawka VAT z 7% na 22%.

O zwrot VAT mogą ubiegać się także osoby, jakie dokonały zakupu materiałów budowlanych w związku z inwestycjami tj. budowa budynku mieszkalnego, lub rozbudowa czy przebudowa budynku mieszkalnego, lub jego remontu. O zwrot VAT ubiegają się również osoby, które posiadają pozwolenie na budowę, w przypadku inwestycji wymagają takiego pozwolenia.